Dokumentation & Fristen
Was muss im Arbeitsschutz dokumentiert werden — und wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?
Zu dokumentieren sind Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen (mit Unterschrift), BEM-Gespräche, Betriebsarzt-Berichte, ASA-Protokolle und Unfallberichte. Aufbewahrungsfristen liegen meist bei 3–5 Jahren — fehlende Dokumentation ist der häufigste Grund für Beanstandungen bei Kontrollen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung | bis zur Aktualisierung + 5 Jahre |
| Unterweisungsnachweise | mindestens 5 Jahre |
| BEM-Akten | 3 Jahre nach Abschluss |
| Unfallberichte | 5 Jahre |
Warum Dokumentation der Knackpunkt bei Kontrollen ist
Bei einer Prüfung durch Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft wird zuerst die Dokumentation geprüft — nicht der tatsächliche Zustand der Arbeitsplätze. Ein Betrieb mit vorbildlichem, aber undokumentiertem Arbeitsschutz gilt formal als nicht compliant, weil die Nachweispflicht beim Arbeitgeber liegt (ArbSchG § 6). Das gilt besonders für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GBPsych), die häufigste Beanstandung überhaupt.
Was konkret dokumentiert werden muss
- Gefährdungsbeurteilungen für alle Arbeitsplätze — inklusive Homeoffice
- Unterweisungen: Datum, Inhalt, Teilnehmerliste mit Unterschrift
- BEM-Gespräche mit schriftlicher Einwilligung der Mitarbeitenden
- Betriebsarzt-Berichte und Vorsorgeuntersuchungen
- Protokolle des Arbeitsschutzausschusses (ASA, ab 20 MA)
- Unfallberichte und daraus abgeleitete Präventionsmaßnahmen
Die häufigsten Fehler in der Praxis
Die meisten Beanstandungen entstehen nicht durch fehlenden Arbeitsschutz, sondern durch lückenhafte Nachweise. Vier Muster wiederholen sich in nahezu jedem Betrieb, der geprüft wird und dabei durchfällt.
- GBPsych wurde zwar durchgeführt, aber nie schriftlich dokumentiert
- Unterweisungen fanden statt, aber ohne Unterschriftenliste — bei Kontrolle nicht nachweisbar
- Gefährdungsbeurteilung ist mehrere Jahre alt und wurde nach Änderungen nicht aktualisiert
- BEM-Gespräche wurden geführt, aber nicht protokolliert — im Kündigungsschutzprozess ein erhebliches Risiko
Das Wichtigste in Kürze
- Dokumentation, nicht der tatsächliche Zustand, ist der häufigste Prüfpunkt bei Kontrollen
- Aufbewahrungsfristen liegen meist bei 3–5 Jahren
- GBPsych-Dokumentation ist die häufigste Lücke in der Praxis
- Unterweisungen ohne Unterschrift gelten bei Kontrolle als nicht erfolgt
- BEM-Angebot UND Ablehnung müssen dokumentiert werden
Häufige Fragen
Reicht eine digitale Dokumentation oder muss alles auf Papier sein?+
Digitale Dokumentation ist zulässig und in der Praxis Standard, solange sie jederzeit vollständig und unveränderbar nachweisbar ist (Revisionssicherheit) und bei Kontrolle vorgelegt werden kann.
Was passiert, wenn wir Unterweisungen ohne Unterschriften nachweisen wollen?+
Ohne Unterschrift oder gleichwertigen digitalen Nachweis (z. B. bestätigte Teilnahme mit Zeitstempel) gilt die Unterweisung bei einer Kontrolle als nicht erfolgt — unabhängig davon, ob sie tatsächlich stattgefunden hat.
Müssen wir BEM-Gespräche auch dokumentieren, wenn der Mitarbeitende das BEM ablehnt?+
Ja — zu dokumentieren ist auch das BEM-Angebot selbst und die Ablehnung durch den Mitarbeitenden. Ohne diesen Nachweis ist eine spätere krankheitsbedingte Kündigung deutlich angreifbarer.
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Quellen
Stand: 2026-07-06. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.