BEM-Prozess erklärt
Wie läuft das Betriebliche Eingliederungsmanagement ab — Schritt für Schritt?
BEM ist ab 6 Wochen AU (kumulativ in 12 Monaten) Pflicht (SGB IX § 167). Kern: Einladung → Gespräch → Maßnahmenplan → Umsetzung → Wirkungskontrolle → Abschluss. MA-Ablehnung ist rechtlich möglich und muss dokumentiert werden.
Die 6 BEM-Prozessschritte im Überblick
| Schritt | Was passiert | Rechtliche Anforderung |
|---|---|---|
| 1. Auslöser erkennen | HR/GF prüft: Hat MA in 12 Mon. ≥ 6 Wochen AU? | Monatliches AU-Monitoring empfohlen |
| 2. Einladung | Schriftliche Einladung mit Erläuterung von Zweck, Freiwilligkeit und Datenschutz | Muss vor Gesprächstermin erfolgen; bei BR: Hinweis auf Mitwirkungsrecht |
| 3. BEM-Gespräch | Klären: Ursachen, mögliche Maßnahmen, betriebliche Möglichkeiten | Niedrigschwellig — kein Verhör; MA kann Begleitperson mitbringen |
| 4. Maßnahmenplan | Konkrete Maßnahmen vereinbaren: Arbeitsplatzanpassung, Stufenplan, Kurse | Schriftlich, mit Fristen und Verantwortlichkeiten |
| 5. Umsetzung & Kontrolle | Maßnahmen umsetzen, Wirkung nach 4–6 Wochen prüfen | Protokoll aktualisieren; ggf. Folgegespräch |
| 6. Abschluss | BEM erfolgreich abgeschlossen oder eingestellt — dokumentieren | Ablage in der Personalakte (separat, nur Berechtigte) |
Wer ist zum BEM verpflichtet?
Alle Arbeitgeber — unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. SGB IX § 167 Abs. 2 formuliert kein Schwellenwert. Das BEM-Angebot muss jedem MA unterbreitet werden, der innerhalb eines Jahres insgesamt (nicht am Stück) sechs Wochen arbeitsunfähig war.
Zuständig für die Initiierung ist der Arbeitgeber — nicht der MA. Wartet die GF oder HR passiv, bis ein MA von sich aus das Gespräch sucht, verletzt sie die Initiierungspflicht. In der Praxis übernimmt diese Funktion oft HR oder ein dediziertes BEM-Gremium.
Bei Vorhandensein eines Betriebsrats hat dieser ein Mitwirkungsrecht (BetrVG § 80 Abs. 1 Nr. 1). Empfohlen wird, den BR von Anfang an einzubinden — das erhöht die Akzeptanz beim MA deutlich.
Häufige Fehler beim BEM
Fehler 1 — Kein schriftliches Einladungsschreiben: Mündliche Einladungen reichen nicht. Das Einladungsschreiben muss über Zweck (Unterstützung, nicht Kontrolle), Freiwilligkeit, Datenschutz und das Recht auf Begleitperson informieren. Fehlt das Schreiben, ist das BEM formal nicht ordnungsgemäß initiiert.
Fehler 2 — Gespräch vor der Einladung: Das BEM darf nicht beginnen, bevor der MA das Einladungsschreiben erhalten und die Möglichkeit gehabt hat, es zu lesen. Eine zu kurz gesetzte Frist (z. B. 'morgen Gespräch') hebelt die Freiwilligkeit aus.
Fehler 3 — Fehlende Dokumentation der Ablehnung: Wenn ein MA ablehnt, muss das schriftlich festgehalten werden — einschließlich des Hinweises, dass eine Ablehnung keine Nachteile für den MA hat. Ohne Dokumentation kann das Unternehmen bei einer späteren Kündigung nicht belegen, dass ein BEM-Angebot gemacht wurde.
Fehler 4 — BEM als Kündigungsvorbereitung positionieren: Sobald MA das BEM als Vorstufe zur Kündigung wahrnehmen, sinkt die Kooperationsbereitschaft auf null. Kommunikation muss glaubwürdig auf Unterstützung ausgerichtet sein — und das Gespräch darf nicht von demselben Vorgesetzten geführt werden, der bereits Kündigungsgedanken geäußert hat.
Was passiert, wenn ein MA das BEM ablehnt?
Eine Ablehnung ist rechtlich zulässig — das BEM ist für den MA freiwillig. Der Arbeitgeber trägt dann keine weiteren BEM-Pflichten für diesen AU-Zeitraum. Wichtig: Die Ablehnung schriftlich dokumentieren (Datum, Inhalt der Einladung, Reaktion des MA).
Eine Ablehnung schützt den AG im Kündigungsschutzverfahren: Er kann nachweisen, dass er seiner Initiierungspflicht nachgekommen ist und der MA das Angebot ausgeschlagen hat. Ohne Dokumentation gilt das BEM als nicht angeboten — mit negativen Folgen für die Kündigung.
Kein Kündigungsschutz-Nachteil für den MA: Ein MA, der BEM ablehnt, verliert dadurch keinen Kündigungsschutz. Umgekehrt macht er es dem AG bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung schwerer — denn der AG muss jetzt ohne BEM-Erkenntnisse darlegen, dass alle milderen Mittel ausgeschöpft sind.
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Das Wichtigste in Kürze
- BEM ist ab 6 Wochen AU Pflicht — unabhängig von Betriebsgröße
- Schriftliche Einladung mit Datenschutz-Hinweis ist keine Kann-, sondern Muss-Anforderung
- MA-Ablehnung ist zulässig — aber schriftlich dokumentieren
- BEM-Gespräch ist Unterstützung, kein Verhör — Kommunikation entscheidet über Akzeptanz
- Fehlende Dokumentation ist das größte Risiko bei späterer Kündigung
Häufige Fragen
Wie oft muss einem MA ein BEM angeboten werden?+
Bei jeder neuen Auslöseschwelle — d.h. sobald ein MA in einem weiteren 12-Monats-Fenster erneut insgesamt 6 Wochen AU erreicht. Das BEM ist kein einmaliger Prozess, sondern wiederholt sich, wenn der Auslöser erneut eintritt.
Müssen auch Teilzeitkräfte oder geringfügig Beschäftigte ein BEM erhalten?+
Ja. SGB IX § 167 differenziert nicht nach Beschäftigungsart oder -umfang. Auch Minijobber und befristet Beschäftigte haben Anspruch auf ein BEM-Angebot — sofern sie die 6-Wochen-Schwelle innerhalb des laufenden Arbeitsverhältnisses erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen BEM und Wiedereingliederung ('Hamburger Modell')?+
Das BEM ist ein betrieblicher Klärungsprozess (SGB IX § 167) — er beginnt, sobald der Auslöser eintritt, also auch während laufender AU. Das Hamburger Modell (stufenweise Wiedereingliederung) ist ein Instrument, das im BEM vereinbart und dann nach Ende der AU umgesetzt werden kann — es ist ein mögliches Ergebnis des BEM-Gesprächs, nicht dasselbe wie das BEM selbst.
Wer darf am BEM-Gespräch teilnehmen?+
Auf Seite des AG: HR und ggf. direkter Vorgesetzter (sofern das Vertrauensverhältnis intakt ist) sowie BR-Vertreter. Auf Seite des MA: der MA selbst, optional eine Begleitperson (Vertrauensperson, BR-Mitglied). Betriebsarzt und Schwerbehindertenvertretung können hinzugezogen werden, müssen aber nicht teilnehmen.
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Quellen
Stand: 2026-06-24. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.