Fehlzeiten nach Dauergruppen
Kurzzeit- oder Langzeiterkrankung: Wie analysiere ich Fehlzeiten nach Dauergruppen richtig?
Fehlzeiten werden je AU-Fall in Dauergruppen klassiert: 1–3, 4–7, 8–14, 15–41 und 42+ Tage. Viele Kurzfälle und wenige Langzeitfälle erzeugen dieselbe Krankenquote, haben aber verschiedene Ursachen. Die 42-Tage-Grenze markiert das Ende der Entgeltfortzahlung und die BEM-Pflicht.
Die fünf Dauergruppen und ihre Bedeutung
| Gruppe | Dauer (Tage) | Typisches Bild | Rechtliche Schwelle |
|---|---|---|---|
| Kurzzeit | 1 – 3 | Häufige Kurzerkrankungen; bei Häufung Frühindikator für Belastung oder Motivationsprobleme | AU-Bescheinigung i. d. R. erst ab Tag 4 nötig (§ 5 EntgFG) |
| Kurz–Mittel | 4 – 7 | Typische akute Erkrankungen bis etwa eine Woche | Ärztliche AU-Bescheinigung liegt vor |
| Mittel | 8 – 14 | Längere akute Verläufe bis etwa zwei Wochen | — |
| Lang | 15 – 41 | Längere Erkrankungen innerhalb der Entgeltfortzahlung | Noch innerhalb der 6-Wochen-Entgeltfortzahlung (§ 3 EntgFG) |
| Langzeit | 42 + | Langzeiterkrankung; häufig chronische oder psychische Erkrankungen | Entgeltfortzahlung endet, Krankengeld beginnt (§ 44 ff. SGB V); BEM-Anspruch (§ 167 Abs. 2 SGB IX) |
Warum die Krankenquote allein nichts erklärt
Zwei Unternehmen mit je 100 Beschäftigten und identischer Krankenquote von 5 Prozent können völlig verschiedene Probleme haben: Im ersten sammeln sich hunderte Ein- bis Drei-Tage-Fälle — ein Muster, das auf Arbeitsbelastung, Führungsklima oder schlicht Infektwellen deuten kann. Im zweiten stemmen fünfzehn Langzeitfälle fast die gesamte Ausfallzeit — hier geht es um chronische Erkrankungen, Wiedereingliederung und BEM.
Die Quote ist der Fieberwert, die Dauergruppen-Analyse die Diagnose: Je AU-Fall wird die Dauer bestimmt (Enddatum minus Beginndatum) und der Fall einer von fünf Klassen zugeordnet. Ausgewertet werden dann zwei Verteilungen — Anzahl der Fälle je Gruppe und Anzahl der Tage je Gruppe. Beide zusammen ergeben das Bild: Kurzfälle dominieren fast immer die Fallzahl, Langzeitfälle fast immer die Tage.
Voraussetzung sind AU-Einzelfälle mit Beginn und Ende — eine bloße Jahressumme an AU-Tagen reicht für diese Analyse nicht. Wer nur Summen aus der Entgeltabrechnung hat, sollte die Einzelfall-Erfassung als ersten Ausbauschritt des Reportings einplanen.
Die 42-Tage-Grenze: Wo Betriebswirtschaft und Recht zusammenfallen
Nach sechs Wochen ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit endet die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers (§ 3 EntgFG). Ab dann zahlt die Krankenkasse Krankengeld — in der Regel 70 Prozent des Bruttoentgelts, höchstens 90 Prozent des Netto (§ 47 SGB V). Für die Kostenrechnung des Unternehmens ist der 42. Tag also eine echte Zäsur; für die betroffene Person bedeutet er einen spürbaren Einkommensverlust.
Zeitgleich entsteht die BEM-Pflicht: Wer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist, dem muss der Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Wichtig: Die Schwelle gilt auch bei wiederholten kurzen Erkrankungen, die sich über zwölf Monate summieren — nicht nur bei einem durchgehenden Langzeitfall. Genau deshalb braucht die BEM-Ermittlung dieselben AU-Einzelfalldaten wie die Dauergruppen-Analyse.
Für die Auswertung empfiehlt sich deshalb, die Gruppe '42+' immer separat auszuweisen: Sie ist gleichzeitig Kostentreiber, Krankengeld-Übergang und BEM-Auslöser — die eine Zahl, die Geschäftsführung, HR und Betriebsrat gleichermaßen betrifft.
Kurzzeitmuster lesen — ohne Beschäftigte unter Generalverdacht zu stellen
Eine auffällige Häufung von Ein- bis Drei-Tage-Fällen ist ein Signal, aber kein Beweis: Sie kann auf Überlastung, Konflikte im Team oder Führungsprobleme hindeuten — genauso aber auf eine Grippewelle, Kita-Schließzeiten oder schlicht saisonale Effekte. Seriöse Analyse vergleicht deshalb immer über die Zeit (gleicher Zeitraum Vorjahr) und zwischen vergleichbaren Einheiten, bevor sie Schlüsse zieht.
Der Bradford-Faktor — Häufigkeit² × Gesamttage — ist ein verbreitetes Instrument, um häufige Kurzabwesenheiten stärker zu gewichten als seltene lange. Er taugt als Screening auf Ebene von Organisationseinheiten; als Bewertungsinstrument für Einzelpersonen ist er umstritten und im deutschen Arbeitsrecht mit Vorsicht zu genießen. Empfehlung: aggregiert als Frühwarnsignal nutzen, nie als individuelle Maßzahl kommunizieren.
Auf der Maßnahmenseite gehören Kurzzeitmuster in die Verhältnisprävention: Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, Führungskräfte-Sensibilisierung, Arbeitsorganisation. Wer stattdessen mit Anwesenheitsprämien oder Krankenrückkehr-Druck reagiert, verschiebt Fehlzeiten erfahrungsgemäß in Präsentismus — Anwesenheit trotz Krankheit, deren Kosten die BAuA als mindestens gleichrangig zum Absentismus einordnet.
Langzeitmuster: BEM, Wiedereingliederung und der Blick auf die Psyche
Dominieren die Gruppen 15–41 und 42+ die Ausfalltage, verlagert sich der Hebel vom Programm zur Einzelfallarbeit: konsequentes BEM-Angebot an alle Berechtigten, stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell, und Kontakthalten während der Erkrankung — freiwillig, fürsorglich, ohne Druck.
Ein struktureller Treiber langer Falldauern sind psychische Erkrankungen: Die TK weist im Langzeittrend einen Anstieg der Fehlzeiten durch psychische Störungen um 159 Prozent seit 2006 aus (altersbereinigt, TK Gesundheitsreport 2025). Psychische Diagnosen führen zu überdurchschnittlich langen Falldauern — wer viele 42+-Fälle sieht, sollte die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und entsprechende Präventionsangebote priorisieren.
Wichtig für die Interpretation: Wenige Langzeitfälle können eine kleine Belegschaft statistisch dominieren. Ein einziger Zwölf-Monats-Fall entspricht bei 20 Beschäftigten gut einem Prozentpunkt Krankenquote — Trends in kleinen Einheiten deshalb nie an einem Jahr festmachen.
Datenschutz: Dauergruppen ja, Einzelfall-Listen nein
AU-Daten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die Dauergruppen-Analyse ist zulässig, weil und solange sie aggregiert bleibt: Fälle und Tage je Gruppe, je Auswertungseinheit — nie Namen, nie Diagnosen, nie Einzelfall-Verläufe im Reporting.
Es gilt die Mindestgruppengröße von fünf Personen: Eine Auswertungszelle (etwa 'Abteilung X, Gruppe 42+') wird unterdrückt, wenn weniger als fünf Beschäftigte dahinterstehen — sonst ist die Langzeiterkrankung einer konkreten Person faktisch identifizierbar. Gerade bei Langzeitfällen in kleinen Abteilungen ist das schnell der Fall; das Reporting fällt dann eine Ebene gröber aus (Standort statt Abteilung).
Die namentliche Ermittlung BEM-berechtigter Personen ist davon getrennt zu betrachten: Sie ist als gesetzliche Pflichtaufgabe zulässig, gehört aber in einen zugriffsbeschränkten HR-Prozess — nicht in Kennzahlen-Berichte.
Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- Gleiche Krankenquote, verschiedene Diagnose: Erst die Dauergruppen (1–3 / 4–7 / 8–14 / 15–41 / 42+) zeigen, was die Fehlzeiten treibt.
- Immer beides auswerten: Fälle je Gruppe (Kurzfälle dominieren) und Tage je Gruppe (Langzeitfälle dominieren).
- 42+ separat ausweisen: Ende der Entgeltfortzahlung (§ 3 EntgFG), Krankengeld (§ 47 SGB V) und BEM-Anspruch (§ 167 SGB IX) fallen zusammen.
- BEM-Schwelle gilt auch für summierte Kurz-AU innerhalb von 12 Monaten — nicht nur für durchgehende Langzeitfälle.
- Kurzzeitmuster → Verhältnisprävention und GBpsych; Langzeitmuster → BEM und stufenweise Wiedereingliederung.
- Psychische Erkrankungen treiben lange Falldauern: +159 % Fehlzeiten seit 2006 (TK, altersbereinigt).
- DSGVO: nur aggregiert auswerten, Zellen unter 5 Personen unterdrücken — gerade bei 42+ in kleinen Einheiten.
Häufige Fragen
Ab wann muss eine AU-Bescheinigung vorliegen?+
Gesetzlicher Standard: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorliegen (§ 5 EntgFG). Der Arbeitgeber kann die Vorlage auch früher verlangen. Deshalb sind Ein- bis Drei-Tage-Fälle in den Daten oft untererfasst, wenn nur bescheinigte AU-Fälle gezählt werden — bei der Interpretation der Kurzzeit-Gruppe berücksichtigen.
Zählen bei der 42-Tage-Grenze Kalender- oder Arbeitstage?+
§ 167 Abs. 2 SGB IX spricht von 'länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt' innerhalb eines Jahres. Bei einem durchgehenden Fall entspricht das 42 Kalendertagen. Bei der Addition wiederholter kurzer AU-Zeiten wird in der Praxis überwiegend auf Arbeitsunfähigkeitstage abgestellt; die Zählweise ist rechtlich nicht in jedem Detail höchstrichterlich geklärt. Empfehlung: großzügig zählen (im Zweifel BEM anbieten) — ein zu früh angebotenes BEM ist kein Risiko, ein unterlassenes schon.
Was ist der Bradford-Faktor und sollten wir ihn nutzen?+
Bradford-Faktor = Anzahl der AU-Episoden² × Gesamttage. Er gewichtet häufige Kurzabwesenheiten stark über und macht Kurzzeitmuster sichtbar, die in reinen Tages-Summen untergehen. Sinnvoll als aggregiertes Frühwarnsignal je Organisationseinheit; ungeeignet und rechtlich heikel als individuelle Bewertungs- oder Sanktionsgrundlage.
Unsere Kurzzeitfälle häufen sich in einer Abteilung — was tun?+
Erst validieren, dann handeln: Vorjahresvergleich und Saisoneffekte prüfen, Mindestgruppengröße beachten. Bestätigt sich das Muster, ist der nächste Schritt keine Einzelfall-Kontrolle, sondern die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung für diesen Bereich plus ein strukturiertes Gespräch mit der Führungskraft über Arbeitsorganisation und Klima.
Dürfen wir mit erkrankten Beschäftigten während der AU Kontakt aufnehmen?+
Grundsätzlich ja — als Fürsorge, nicht als Kontrolle: keine Diagnose-Fragen, keine Arbeitsaufforderungen, keine Genesungsfristen. Richtig gestaltet wird Kontakthalten von vielen Erkrankten als wertschätzend erlebt und erleichtert die Rückkehr. Für standardisierte Rückkehrgespräche kann der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig sein — Details und Formulierungshilfen im BEMhero-Ratgeber 'Kontakt bei Krankschreibung'.
Dauergruppen automatisch auswerten
EasyBGM klassiert AU-Fälle automatisch in Dauergruppen, erkennt BEM-berechtigte Fälle nach der 42-Tage-Logik und hält die Mindestgruppengröße ein — ohne Excel-Handarbeit.
Quellen
- § 3 EntgFG — Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (6 Wochen) ↗
- § 5 EntgFG — Anzeige- und Nachweispflichten (AU-Bescheinigung) ↗
- § 47 SGB V — Höhe und Berechnung des Krankengelds ↗
- § 167 Abs. 2 SGB IX — Betriebliches Eingliederungsmanagement ↗
- TK Gesundheitsreport 2025 — Fehlzeiten durch psychische Störungen +159 % seit 2006 (altersbereinigt) ↗
- BAuA — Präsentismus: Verbreitung und Kosten (baua: Bericht GD 60) ↗
Stand: 2026-07-07. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.